We vergaderen 1 dag per week - dat is te veel!

In België besteedt meer dan de helft van de werknemers het equivalent van een dag per week aan vergaderingen. Een trend die niet is omgekeerd met telewerken. Al even alarmerend is het feit dat 85% van de managers zegt geconfronteerd te worden met vergaderingen die ze onnodig en tijdrovend vinden. Bovendien kosten zinloze vergaderingen bedrijven veel geld: dus wat doen we?

Kent u ‘The Office’, de Amerikaanse cultreeks over het dagelijkse kantoorleven in een papierbedrijf? In ‘The Office’ worden de dagen voortdurend onderbroken door vergaderingen die er eigenlijk geen zijn en die de werknemers van hun werk afhouden. Het gaat er over kleding, privézaken en roddels. Mensen raken in de war, verzoenen zich met elkaar, beoordelen elkaar … Na een vergadering vraagt manager Michael Scott aan een van zijn collega’s wat er is beslist. Het antwoord: “We hebben beslist dat we de volgende keer zullen beslissen.”

In België lijden we enorm aan ‘acute vergaderziekte’. En we zijn niet de enigen!

Hier zijn enkele cijfers* die helpen de omvang van het te bestrijden kwaad te begrijpen:

• Werknemers wonen jaarlijks gemiddeld 187 uur aan vergaderingen bij. Dat zijn 23 werkdagen.
• Eén op de vier vergaderingen leidt niet tot een besluit.
• Vergaderingen duren gemiddeld 54 minuten tot 1,5 uur.
• Werknemers verliezen na 30 minuten hun concentratie.
• 10% van de managers heeft gemiddeld twintig vergaderingen per week.
• Eén op de drie werknemers geeft toe al te hebben geslapen tijdens een vergadering.
• 13% van de Belgische werknemers vindt al hun vergaderingen nuttig, volgens een kwart zijn ze volledig nutteloos.

* Deze cijfers komen uit artikels of studies van Ipsos, Wisembly, Trends-Tendances … 

Slecht voorbereide managers

Enkele maanden geleden schreef het tijdschrift Trends-Tendances over een studie van het bedrijf Comet Meetings die een belangrijke kwestie in verband met vergaderingen belichtte. 70% van de ondervraagde Belgische managers vond het probleem niet het houden van een vergadering als zodanig, maar wel de ontbrekende of gebrekkige voorbereiding.

Dat is te verklaren door het feit dat in België 70% van de werknemers nooit is opgeleid om een vergadering te leiden. En de cijfers voor managers zijn al even onrustwekkend: slechts iets minder dan de helft heeft ten minste één training gehad over het leiden van een vergadering. De cijfers verschillen enorm naargelang het gewest: 40% in Brussel, 31% in Wallonië en amper 28% in Vlaanderen.

De eerste stap om af te komen van het gevoel dat er te veel of onnodige vergaderingen plaatsvinden, is daarom degenen die zulke bijeenkomsten modereren degelijk opleiden.

Een duidelijke economische kostprijs 

Sommige bedrijven letten goed op zichtbare uitgaven, zoals marketingbudgetten, voordelen in natura, energie … Ze proberen die uitgaven dan onder controle te houden of de kosten zelfs te drukken. Maar als het gaat om onzichtbare uitgaven, zijn ze soms minder kritisch. Denk maar aan vergaderingen organiseren. Het is misschien interessant om na te gaan hoeveel sommige vergaderingen alleen al kosten aan aanwezigheid en verplaatsing van werknemers. Er bestaan vandaag kostencalculators waarmee u die berekening makkelijk maakt, zoals die van de Harvard Business Review.

Tijdens een groot Amerikaans onderzoek in de zomer van 2022 werd de werktijd besteed aan vergaderingen gekoppeld aan de kosten van de werknemer voor het bedrijf. Wat bleek? Over de hele wereld gezien kosten onnodige vergaderingen elk jaar 2,5 miljoen dollar aan bedrijven met 100 werknemers. Dat cijfer stijgt zelfs tot 100 miljoen dollar voor ondernemingen met meer dan 5000 werknemers.

Reële gevolgen voor de gezondheid 

Te veel vergaderen schaadt niet alleen de portemonnee, maar ook de geestelijke gezondheid. De impact op werknemers die verstrikt raken in ‘vergadertunnels’ is inderdaad reëel en laat zich op verschillende manieren voelen. Frustratie of verveling zijn nog de minst erge gevolgen. Maar belangrijker is dat de productiviteit, de motivatie en de betrokkenheid ook blijvend kunnen worden aangetast door repetitieve vergaderingen, die al snel haast bezigheidstherapie worden.

Nog een aandachtspunt van te veel of te lange vergaderingen dat mentaal schadelijk is: versnippering. We hebben allemaal wel eens de vergadering ‘verlaten’ om op onze computer of telefoon te tokkelen en een paar minuten aan iets anders te werken (of zelfs de hele vergadering lang). En allemaal hebben we wel eens twee of drie dingen tegelijk gedaan, in het besef dat we eigenlijk onze tijd aan het verdoen waren. Daarom heeft Henrik Stenmann, de CEO van Internet Intelligence House Nordic, een bedrijf voor digitale strategie en marketing, alle schermen tijdens vergaderingen verwijderd om iedereen gefocust te houden.

Welke oplossingen zijn er? 

Onlangs deelde Elon Musk een artikel waarin hij enkele nuttige tips geeft over vergaderen. Hoe Musk daarover denkt, vatte hij samen in vijf punten:

1. Vermijd grote vergaderingen, want die verspillen kostbare tijd.
2. Verlaat een vergadering als u geen bijdrage levert.
3. Vergeet de hiërarchie en communiceer rechtstreeks met uw collega’s.
4. Wees duidelijk en vermijd technisch jargon dat de communicatie vertraagt.
5. Zie af van regelmatige vergaderingen en geef voorrang aan sms of e-mail.

Er bestaan ook andere manieren om medewerkers van gedachten te laten wisselen. Denk maar aan staande vergaderingen of wandelend vergaderen. De eerste zijn meetings waarbij de deelnemers vrijwillig recht staan. Dat ongemak dwingt hen om kort en gericht te vergaderen. Bij de tweede vorm gaat een klein groepje (maximaal vier personen) letterlijk op wandel. De bedoeling is om vlotter ideeën uit te wisselen terwijl je een luchtje schept. Dat zou goed zijn voor de productiviteit, het moreel en de creativiteit.

Hoe maakt u een vergadering efficiënt? 

De overdaad aan vergaderingen tegengaan betekent niet dat alle vergaderingen afgeschaft moeten worden. Het algemene nut van vergaderingen staat niet ter discussie. Ze zijn een goede gelegenheid om elkaar te ontmoeten, beslissingen te nemen, relaties te bouwen, gevoelens te delen … Kortom, om vooruit te komen. Het idee is dus om vergaderingen efficiënter te laten verlopen.

Dat kan volgens ons in vier stappen.

1/ Bereid u goed voor

Een vergadering moet u altijd voorbereiden. Een agenda, een maximale duur en een duidelijk doel: die dingen zijn essentieel. De agenda en de bedoeling van de vergadering deelt u vooraf met alle aanwezigen, zodat ze zich ook kunnen voorbereiden.

2/ Haal de juiste belanghebbenden erbij

De juiste personen uitnodigen voor een vergadering is even belangrijk als het juiste thema kiezen. Om een vergadering efficiënter te laten verlopen, moet iedereen weten waarom ze van de partij zijn en wat er wordt verwacht. Iedereen moet ook zijn of haar stem kunnen laten horen als dat nodig is.

Algemeen wordt aangenomen dat een vergadering niet meer dan acht personen mag tellen als er een beslissing moet worden genomen. Gaat het om een informatieve bijeenkomst met weinig of geen interactie? Dan staat er geen limiet op het aantal deelnemers.

3/ Besteed voldoende aandacht aan begin en einde

Aan het begin van de vergadering is het van belang duidelijk te vertellen wat er wordt verwacht, de onderwerpen waar het om gaat uit te leggen en de duur van de bijeenkomst nog eens aan te geven. Een korte kennismakingsronde kan nuttig zijn als de deelnemers elkaar niet kennen. Aan het einde van de vergadering is het essentieel om alle beslissingen te overlopen: wie is verantwoordelijk voor welke taken, dossiers of contacten? En vooral: wat zijn de deadlines? Sommige vergaderingen zijn niet efficiënt, omdat ze op bepaalde punten te vaag en te onduidelijk blijven. Dergelijke meetings kunnen tot misverstanden leiden.

4) Volg alles goed op

Een vergadering maakt deel uit van een groter proces en stopt dus niet wanneer ze afgelopen is. Na afloop wordt een kort verslag gemaakt. Indien nodig vindt er achteraf een follow-up plaats: hoe vorderen de overeengekomen taken, hoe staat het met de besproken onderwerpen …

Zo, nu bent u klaar om onnodige vergaderingen tegen te gaan of te bestrijden.

Wilt u graag nog een stapje verdergaan? Dan zijn dagen zonder vergaderingen een optie.