Comment guérir des « maladies du temps » ?

Vos collaborateurs ont du mal à terminer ce qu’ils entament ? Ils ne sont pas les seuls. Notre époque où tout semble à portée de tous, accessible et simple n’aide pas.

Un mal à combattre, parce qu’il peut être réellement nocif pour l’entreprise. Bonne nouvelle, il existe des solutions.

Si la première journée mondiale de la procrastination n’a vu le jour que le 25 mars 2010, l’art de reporter à plus tard ce que l’on pourrait ou devrait faire maintenant ne date pas d’hier. En soi, faire une pause ou déconnecter de temps en temps permet de recharger ses batteries et de reposer son cerveau. C’est une bonne chose. Mais pour certaines personnes, procrastiner est avant tout une manière d’être et de vivre. Et c’est problématique pour plusieurs raisons. La première raison est qu’avoir l’impression de subir le temps au lieu de le maîtriser conduit souvent à un sentiment de frustration. Vivre hors du temps n’est pas tenable. Ensuite, dans le monde du travail, le temps est une ressource qui est disponible en quantité limitée (il n’y a que 24 heures dans une journée) et non stockable (il ne peut être épargné en vue d’une utilisation différée). Dès lors, postposer la réalisation d’une tâche ne peut que mener à une surcharge de travail sur le long terme. Et à des risques de burn-out.

4 maladies qui nous empêchent de finir…

Parvenir à terminer une tâche est parfois juste une question de gestion du temps. Depuis quelques années, plusieurs recherches ont été réalisées pour définir notre manière d’envisager le temps et la gestion que nous en faisons. Sont ainsi apparus 4 concepts intéressants que l’on qualifie également volontiers de « maladies du temps ».

• La première maladie, la Tempsdinite, est une inflammation du temps et concerne les collaborateurs qui éprouvent de la difficulté à respecter les échéances. C’est ce collègue qui est en permanence « débordé » et qui a du mal à évaluer la durée, la charge et la complexité des tâches à accomplir.
• La seconde maladie est la Lifophilie (Last In, First Out, « dernier arrivé, premier traité »). Elle est diagnostiquée pour les personnes disant ne pas avoir le temps de planifier leur travail ou de réaliser leurs priorités à cause des imprévus et des urgences. Vous reconnaîtrez ce collègue à sa difficulté à se concentrer sur ses priorités et à terminer au fur et à mesure les tâches ou les dossiers commencés. Il fonctionne en lasagne, chaque couche de nouvelles demandes remplaçant la couche précédente. C’est ce fameux collègue pompier qui court dans tous les sens pour essayer d’éteindre les incendies.
• Troisième maladie, la Chronophagie. La phrase fétiche du collaborateur qui souffre de chronophagie est « Ne me dérangez pas en permanence ». Il a en effet l’impression d’être sans cesse sollicité. On distinguera d’ailleurs les facteurs d’interruption exogènes (par exemple le collègue qui pose une question toutes les 5 secondes) des facteurs endogènes ou propres à soi (toutes les auto-interruptions dans notre travail comme aller fumer, faire une pause, aller sur Internet, etc.).
• Enfin, dernière maladie, l’Ouïte. Elle concerne toutes les personnes qui disent « oui » en permanence. Surtout à des demandes de dernière minute et souvent à des supérieurs hiérarchiques. Elles éprouvent alors de la difficulté à s’affirmer et à faire passer leurs priorités avant celles des autres.

Nous avons probablement tous un peu de ces quatre maladies en nous. Et nos collègues aussi. Et ce n’est pas grave, car il existe des solutions pour les guérir.

Des médicaments efficaces

Contre ces maladies et la procrastination, certains remèdes sont faciles à appliquer et permettront de rapidement prendre de bonnes habitudes au travail. Connaissez-vous la loi de Parkinson qui dit que « tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti » ? Autrement dit, si vous donnez un mois pour effectuer un travail qui peut être fait en une semaine, la réalisation de celui-ci risque de prendre effectivement un mois. Première habitude à prendre : planifier les demandes et définir, pour chaque tâche, un temps de réalisation réaliste et adapté. Apprendre à estimer le temps réel est un premier remède contre la Tempsdinite.

Autre médicament, la planification du temps. L’agenda idéal devrait être divisé de la manière suivante : consacrer 60% du temps aux activités prévues ; réserver 20% aux imprévus comme une demande urgente d’une collègue ou une nouvelle priorisation des choses à faire. Enfin, on garde 20% de temps libre dans son agenda pour les activités spontanées.

Contre la « Chronophagie » et la « Ouïte », le seul médicament efficace est d’apprendre à dire « NON ! ». Dans le premier cas, il faut apprendre à dire « non » aux voleurs de temps comme le collègue qui vient poser une question ou le conjoint qui téléphone 5 fois par jour. Dans le second, il faut dire « non » à la demande, mais pas à la personne, et ce, de manière assertive.

Pour vaincre la Lifophilie, il existe trois méthodes rapides et efficaces. La méthode Satisfaction qui consiste à définir le matin ce qui devra être accompli en fin de journée pour être satisfait de celle-ci. La méthode des 3 post-its sur lesquels les 3 choses les plus importantes à faire le jour seront inscrites. On colle ensuite ces post-its sur l’écran d’ordinateur et on les enlève dès qu’une tâche est accomplie. Enfin, la méthode Eisenhower, du nom du président américain. Cet outil invite à faire la distinction entre l’urgent (qui doit être fait rapidement) et l’important (qui ne peut être fait que par la personne concernée). On a souvent tendance à considérer que tout ce qui est urgent est important alors que ce sont deux choses très différentes. Pour cette méthode, si une demande est urgente ET importante, une action immédiate est requise. A l’inverse, si elle n’est pas urgente, elle doit juste être planifiée comme vu précédemment. Enfin, si elle est urgente, mais pas importante, cette tâche peut être déléguée.

Une solution : la délégation

Une tâche commencée par une personne ne doit pas nécessairement être terminée par cette même personne. C’est le sens même du travail en équipe. Dans notre culture du travail, la délégation a bien souvent mauvaise presse, car elle est mal définie. Déléguer est, en effet, perçu comme le fait de se débarrasser d’une tâche qu’on n’a pas envie de faire. Cela peut être considéré aussi comme une perte de contrôle ou de pouvoir. Savoir déléguer est au contraire une tâche extrêmement noble, car c’est être capable de transmettre les instructions pour la réalisation d’une demande et donner les responsabilités et la confiance qui vont de pair à quelqu’un d’autre. Profitons-en pour rappeler les 5 étapes d’une délégation réussie :

1.  Déterminer ce qui peut être délégué
2.  Définir le résultat attendu
3.  Déterminer à qui déléguer et lui demander son accord
4.  Responsabiliser le collaborateur
5.  Mesurer la progression et vérifier si l’objectif est at

Une question de caractère

Ne pas être capable de terminer un projet est question de temps, de volonté, mais aussi de caractère. Les études psychologiques qui se sont penchées sur l’incapacité de terminer quelque chose aboutissent au même résultat. Le caractère de la personne concernée est la cause principale de l’échec. Pour les psychologues, cette incapacité à aller au bout des choses masque une forme de narcissisme. Luce Janin Devillars, psychanalyste et coach en entreprise, explique dans un de ses ouvrages[1] « En ne finissant jamais ce qu’elles commencent, elles se mettent à l’abri de la déception, ne se confrontent pas à la possibilité d’un échec et conservent le fantasme d’une toute-puissance, celle de pouvoir tout faire. Consciemment ou non, elles sont terrorisées à l’idée de ne pas parvenir à un résultat parfait. »

Pour en finir avec cette (mauvaise) habitude, une première attitude est d’identifier ce qui nous pousse à toujours vouloir entamer autre chose et donc apprendre à trier ce qui est de l’ordre du fantasme, d’une version idéalisée de nous, de ce qui est de l’ordre du réel et qui nous motive vraiment. Autre attitude à adopter : apprendre à accepter l’inactivité. Parfois, la peur de l’ennui ou du vide, nous pousse à combler des trous et à remplir notre agenda (ou notre vie). Réapprenons à prendre du temps pour simplement être. Apprendre à ne rien faire est une étape essentielle pour apprendre à terminer ce qui doit être fait.

[1] « Je me reprogramme avec les pensées qui boostent mon bien-être », édition Solar, 2015.