Een Vertrek Even Goed Voorbereiden als een Aankomst.

Of het nu vrijwillig of niet is, het vertrek van een medewerker is een belangrijk moment voor een bedrijf. Even belangrijk als de komst. Het is daarom essentieel om dit goed voor te bereiden en zowel logistiek als menselijk te beheren. Uiteraard moet men ook niet vergeten dat voormalige medewerkers ook ambassadeurs van uw merk zijn.

Lang heeft de term « boarding » alleen betrekking gehad op de reiswereld. We hadden een ‘boarding-pass’ en we werden op een bepaald tijdstip gevraagd te gaan ‘boarden’. Sinds een twintig jaar is deze term ook in de werkomgeving binnengedrongen. We spreken dan ook van onboarding (het integratieproces van nieuwe medewerkers) en offboarding (het vertrekproces van een medewerker).

Terwijl onboarding geleidelijk aan een vanzelfsprekendheid is geworden, blijft offboarding vaak ondergewaardeerd. Toch, net als opleidingen of doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf, maakt offboarding ook deel uit van de ervaring van de medewerker, en is het van cruciaal belang voor het bedrijf.

Het is namelijk een ideaal moment om de continuïteit van productiviteit te waarborgen en kennisverlies te voorkomen. Het is ook de gelegenheid om de tijd te nemen om te luisteren naar de ervaringen van degene die vertrekt om de kwaliteit van het bedrijf te verbeteren. Of om te tonen dat het bedrijf echt om de mensen geeft met wie het werkt, voor wie zij zijn, en niet alleen om wat ze doen.

Tijdverlies en verraad

Vertrekken is soms moeilijk. En sommige werkgevers maken het niet gemakkelijker, wat geen zin heeft. Uiteindelijk verliest iedereen bij zo’n vertrek.

Maar waarom is offboarding dan nog niet de norm?
Ten eerste wordt het vaak gezien als een verlies van tijd en dus geld. Bedrijven geven er de voorkeur aan om te blijven investeren in degenen die blijven en willen vooral geen middelen verspillen aan iemand die vrijwillig of onvrijwillig heeft besloten te vertrekken. Bovendien kan de vertrek van een medewerker ook worden gezien als een verraad, een affront tegenover het bedrijf, vooral wanneer het vrijwillig is. Wat is het nut om je zorgen te maken om iemand die niet meer tevreden is en die ons wil verlaten?

De manier waarop de vertrekkende medewerker wordt behandeld, zal een voorbeeld zijn voor de andere medewerkers. Het is essentieel om opmerkingen zoals “Is dit hoe we hier behandeld worden?” te vermijden, die een directe impact op de motivatie zouden kunnen hebben en dus, op middellange termijn, op de winstgevendheid en de algehele efficiëntie van het bedrijf. Door de vertrekkende medewerker te begeleiden in zijn keuze en de redenen ervan te achterhalen, toont u uw betrokkenheid bij uw werknemers.

Tenzij het natuurlijk gaat om specifieke gevallen van onmiddellijke vertrouwensbreuk of ontslag om ernstige redenen.

Vrijwillig of onvrijwillig, vertrek moet worden voorbereid

Offboarding is niet slechts een borrel waarbij je elkaar een schouderklopje geeft en belooft elkaar weer te zien, iets wat we zelden echt doen. Het is een effectief middel voor zowel het bedrijf als de medewerkers.

Een vertrek is de gelegenheid voor de implementatie van een doordachte en effectieve strategie; een stappenplan om geen enkele fase te verwaarlozen.

Hier zijn enkele aanbevelingen, niet per se chronologisch:
1/ Stel samen met de vertrekkende persoon een communicatietiming naar het team vast. De directe collega’s vooraf informeren voorkomt schokken of vragen over de toekomst. Communicatie moet ook extern gebeuren met de contacten van de vertrekkende medewerker.
2/ Zoek een vervanger. Deze kan extern zijn, maar dit is ook een kans om de functie intern open te stellen. Te veel bedrijven denken dat de oplossing extern ligt en nemen niet de moeite om intern te communiceren over de functie, wat soms frustrerend is: “Waarom altijd extern zoeken naar wat we intern kunnen doen? Ik had dit werk ook kunnen doen.”
3/ Bewaken van taken of de organisatie van de overdracht. Kortom, antwoord op de volgende vragen: Wie neemt de eventuele taken over? Hoe? Wanneer? Wat was het exacte takenpakket van deze functie? Is het nodig om dit opnieuw te definiëren?
4/ Vraag de vertrekkende medewerker om een gids voor zijn opvolger voor te bereiden.
5/ Materiële goederen. Als de medewerker voordelen had (auto, telefoon, computer…), is het essentieel om de teruggave te organiseren.
6/ Bereid de administratieve en juridische aspecten voor zoals de einddocumenten, het afronden van de laatste onkosten, …
7/ Plan een exit-interview.
8/ Organiseer een afscheidsborrel of een klein feest om de medewerker te bedanken voor zijn inzet in het bedrijf.
9/ Geef de mogelijkheid om in contact te blijven. Als er administratieve vragen zijn, of andere gerelateerde vragen aan de uitgevoerde taken.
10/ Bereid ook al de onboarding van de vervanger voor.

Een van de belangrijkste momenten voor het bedrijf in een offboarding-proces is het exit-interview. We hebben het niet over de vergadering tussen de medewerker en de werkgever waarin het vertrek of het contract beëindigd wordt aangekondigd, maar over een bijeenkomst enkele dagen voor het einde van de opzegtermijn.

Waarom is een dergelijke bijeenkomst belangrijk?
Deze interview stelt u in staat om essentiële informatie te verkrijgen over de « ervaring van de medewerker », wat hij heeft meegemaakt binnen het bedrijf. Het verzamelen en analyseren van deze gegevens biedt een kans om te begrijpen wat verbeterd kan worden, wat gewijzigd kan worden, wat ook kan helpen bij een betere organisatie. Het interview is een identificatie van verbetering, een hefboom om beter te worden en te begrijpen wat de redenen voor het vertrek zijn, zodat, indien nodig, dezelfde fouten niet opnieuw worden gemaakt.

Het voordeel van een exit-interview is dat de vertrekkende medewerker geen politieke belangen heeft en niet veel te verliezen. Hij of zij kan daarom een authentieke getuigenis afleggen. Zonder filters.

Bovendien is het nemen van de tijd om een vertrek te debriefen ook een kans om alle aspecten van het geleverde werk te verduidelijken, alle taken die zijn uitgevoerd door degene die vertrekt. En om de eventuele verplichtingen te herinneren die van toepassing zijn: concurrentiebedingen, vertrouwelijkheid, teruggave van apparatuur…

Het is tenslotte ook de gelegenheid om diegene die vertrekt, de ruimte te geven om eventuele frustraties te delen. Het is altijd beter dat deze niet de deur van het bedrijf verlaten om elders te worden geuit.

L’Offboarding en zijn rol in de werkgeversmerk

Het kan vreemd lijken om het vertrek van een medewerker zo zorgvuldig te behandelen. En toch. In een omgeving waarin bedrijven proberen hun imago te bevorderen om de beste talenten aan te trekken, hebben steeds meer organisaties het principe van « people » als een van de pijlers van hun CSR-beleid: zorgen voor hun medewerkers gedurende hun gehele ervaring van onboarding en zelfs vóór tot aan offboarding en daarna.

In elke professionele of privé sfeer praten medewerkers met elkaar, met vrienden, familie en delen zo hun ervaringen. De reputatie van een bedrijf kan daardoor snel worden geschaad of gepromoot. Een medewerker die een goede of zelfs uitstekende indruk behoudt van zijn werknemerservaring en vertrek, zal ongetwijfeld een ambassadeur worden, die er niet voor terugdeinst om positief te spreken en nieuwe talenten zal aanmoedigen om te solliciteren.

De “Boomerang Medewerkers”

Wist u dat ongeveer 15% van de medewerkers die een bedrijf verlaten, later terugkeren? Dit fenomeen staat bekend als “boomerang medewerkers.”

Over het algemeen besluiten medewerkers die ervoor kiezen om terug te keren naar een werkgever, na enkele maanden of jaren elders te zijn geweest, dit om verschillende redenen.

Hier zijn de drie belangrijkste:

1. Nieuwe vaardigheden verwerven.
2. Een verandering van omgeving willen.
3. Persoonlijke omstandigheden, zoals een verhuizing, huwelijk, ziekte van een familielid of ziekte van henzelf, of de wens om tijd voor een kind te nemen.

Boomerang medewerkers zijn het ultieme bewijs dat vertrekken geen verraad is. Een bedrijf dat een medewerker moet laten gaan, hoeft hem of haar niets te verwijten. Het is zelfs mogelijk om hem of haar het beste te wensen en te hopen dat hij of zij ooit terugkomt met de rijkdom van de ervaring die ergens anders is opgedaan.