Ghosting in recruitment: van uitzondering naar norm

Volgens een recent onderzoek heeft 57% van de kandidaten en recruiters al eens te maken gehad met ‘ghosting’ tijdens het recruitmentproces.

Resultaat uit een hr-onderzoek van Acerta en Stepstone België in 2024

“Drie gesprekken, de belofte dat ik snel iets zou horen … en dan niets meer. Radiostilte.” Amélia, 32, werkt in digital marketing. Ze is al maanden op zoek naar een nieuwe job. Eén vacature in het bijzonder leek haar op het lijf geschreven: een strategische functie bij een Brusselse scale-up. “Alles liep op rolletjes. Eerst mocht ik op gesprek bij hr, dan volgde een gesprek met de manager en tot slot moest ik een casestudy voorbereiden. Daar ben ik uren mee zoet geweest. Na elke stap kreeg ik lovende feedback. Ik kreeg zelfs te horen dat ik een van de topkandidaten was.” Na het derde gesprek kreeg ze de belofte dat ze ‘heel snel’ nieuws mocht verwachten. “Ze zeiden: ‘Begin volgende week hoor je van ons.’ Dat geloofde ik. Ik heb zelfs andere gesprekken afgezegd in afwachting van hun antwoord.”

Maar de dagen gingen voorbij. Dagen werden weken. “Eerst dacht ik dat ze het gewoon erg druk hadden. Ik stuurde een mail, en wat later nog één. Ik heb zelfs geprobeerd te bellen. Geen antwoord. Niets. Dat is nog het ergste: zelfs geen afwijzing, niet eens één zinnetje.” Die stilte laat haar sporen na. “Het is niet alleen een professionele kwestie. Het voelt persoonlijk aan. Je steekt er tijd en energie in, misschien begin je zelfs te dromen. Maar van de andere kant komt er niets. Het lijkt wel alsof je lucht bent voor hen.”

Het verhaal van Amélia is geen uitzonderlijk geval. Maar niet alleen bedrijven maken zich schuldig aan ghosting. Ook kandidaten doen het soms.

Een fenomeen met meerdere gezichten

De term ‘ghosting’ dekt eigenlijk meerdere situaties, waarvan sommige meer impact hebben dan andere. Allereerst is er ghosting door bedrijven. Dit is de vorm die de meeste frustratie opwekt. Het houdt in dat een recruiter of bedrijf op een bepaald moment in het recruitmentproces stopt met communiceren met een kandidaat.

Het gebeurt het vaakst op de volgende momenten:

1/ Nadat de kandidaat zijn of haar sollicitatie heeft ingediend. De kandidaat krijgt geen antwoord. Zelfs geen automatisch bericht. Hier kijkt intussen bijna niemand meer van op, vooral bij grote organisaties.

2/ Na één of meer gesprekken. De stilte komt nadat de kandidaat al wat tijd in het hele proces heeft geïnvesteerd. Deze vorm laat de slechtste indruk achter, want in deze fase heeft de kandidaat concrete verwachtingen.

3/ Na een belofte of positief signaal. Bijvoorbeeld: “je hoort snel van ons”, “je maakt een goede kans” … en dan volgt er niets meer. Hier wordt ghosting beschouwd als een brute en zelfs respectloze manier om een kandidaat te laten vallen.

Soms is er ook sprake van ghosting door de kandidaat. Dit is een recenter fenomeen, maar wel één dat snel terrein wint. De kandidaat verdwijnt figuurlijk met de noorderzon, soms zelfs in een gevorderde fase. Hij antwoordt bijvoorbeeld niet meer na het eerste contact, zegt een afspraak op het laatste nippertje af of komt gewoon niet opdagen. Soms accepteert de kandidaat zelfs een voorstel … en geeft hij daarna geen teken van leven meer.

Een golf van ghosting

Het is geen toeval dat ghosting een opmars kent in de recruitmentwereld. Dat is het gevolg van de manier waarop de arbeidsmarkt, de beschikbare tools en ons gedrag evolueren. Met andere woorden: het is geen uitzondering, maar een fenomeen dat systematisch met de markt meegroeit. Sommige experts noemen het ook een kenmerk van een tijd waarin ‘zappen’ de norm is geworden. We springen van het ene naar het andere, zonder ons te bekommeren om de mensen met wie we contact hebben.

Aan de basis van dit fenomeen liggen meerdere factoren. Bedrijven worden bedolven onder de sollicitaties, waardoor het niet altijd mogelijk is om iedereen persoonlijk te beantwoorden. Eén vacature trekt soms honderden of zelfs duizenden kandidaten aan, en de hr-teams van die bedrijven hebben moeite om die vloedgolf aan cv’s te verwerken. Een andere verklaring is het feit dat meerdere afdelingen elk een stukje van het proces voor hun rekening nemen: hr, managers, de directie … Daardoor voelt niemand zich echt verantwoordelijk.

Ook bij de kandidaten zijn er meerdere elementen die ghosting kunnen verklaren. Ten eerste speelt de schaarste op de arbeidsmarkt in sommige sectoren in hun voordeel. Voor profielen met de juiste kwalificaties liggen de kansen voor het rapen, waardoor ze soms opportunistisch worden.

Het recruitmentproces verloopt tegenwoordig grotendeels digitaal. Sollicitatieplatforms, geautomatiseerde e-mails, trackingsoftware voor sollicitaties (ATS), gesprekken via videocall: voor elke stap van het proces is er wel een digitale tool. Dankzij al die hulpmiddelen verloopt alles efficiënter, kunnen hr-teams meer profielen bekijken en gaan bepaalde processen sneller.

Maar die evolutie heeft ook een minder zichtbaar gevolg: het rechtstreekse menselijke contact verdwijnt steeds meer naar de achtergrond. Wanneer mensen voornamelijk via een scherm met elkaar communiceren, bouwen ze moeilijker een persoonlijke band op. De drempel wordt lager om een bericht te negeren. Het wordt makkelijker om niet te antwoorden, en het voelt bijna natuurlijk aan dat je kunt verdwijnen zonder gevolgen.

De achterliggende gedachte? Je ghost geen persoon, wel een e-mail.

De gevolgen van ghosting

Voor een kandidaat is stilte zelden neutraal. Het geeft de kandidaat een permanent onzeker gevoel (‘ben ik nog in de running?’) en voorkomt dat hij zijn zoektocht verderzet. Geleidelijk aan groeit er een gevoel van onrechtvaardigheid. Maar naast die onmiddellijke frustratie zijn er ook psychologische gevolgen: het zelfvertrouwen neemt af, de kandidaat krijgt het gevoel geen kans te maken en raakt mentaal uitgeput. Hoe verder het sollicitatieproces gevorderd was, hoe zwaarder ghosting binnenkomt. Zoals sommige kandidaten het samenvatten: “Het is niet zomaar een reactie die uitblijft, het is een gebrek aan erkenning.” Op termijn laten zulke ervaringen hun sporen na: kandidaten worden wantrouwiger, voelen zich minder hecht betrokken bij het proces en stellen zich terughoudender op.

Voor bedrijven is de impact net zo reëel. Ghosting is een aanslag op hun reputatie als werkgever. Kandidaten bespreken hun ervaringen met elkaar, op online platforms en social media worden tips en advies gedeeld, en de hr-reputatie van bedrijven wordt een belangrijk criterium voor wie een job zoekt. Een slechte ervaring kan zich op die manier snel verspreiden. Het gevolg: het bedrijf wordt minder aantrekkelijk gevonden, heeft meer moeite om bepaalde profielen aan te trekken en wekt een slecht georganiseerde of weinig respectvolle indruk. En een bedrijf dat niet reageert, stuurt wél een ander duidelijk signaal: aan menselijke relaties hechten we weinig belang.

Vanuit operationeel perspectief is ghosting ook nefast voor de efficiëntie van recruitment. Het leidt tot een vicieuze cirkel: kandidaten zijn minder geneigd om te antwoorden en houden het sneller voor bekeken, waardoor het proces blijft aanslepen. Geen antwoord sturen lijkt misschien een tijdbesparing, maar eigenlijk verlies je net tijd. En alsof dat niet genoeg is, nemen de onzekerheid en de kosten toe én duurt het langer voordat vacatures ingevuld raken.

Op grotere schaal draagt ghosting bij tot een sfeer van wantrouwen op de arbeidsmarkt. Kandidaten geloven niet meer wat bedrijven beloven, recruiters twijfelen aan sollicitanten, het contact wordt koeler en meer transactiegericht. De vertrouwensband, die cruciaal is voor een gezonde professionele relatie, verzwakt. Wanneer beide partijen al op voorhand aannemen dat de ander op een bepaald moment zal stilvallen, krijgt die band zelfs geen kans om te ontstaan.

Tot slot leidt ghosting tot een verontrustend spiegeleffect: dit gedrag voedt zichzelf. Een kandidaat die al eens werd geghost, is sneller geneigd om later hetzelfde te doen. En een recruiter die hetzelfde heeft meegemaakt, doet minder moeite om iedere kandidaat een antwoord te bezorgen. Zo verspreidt het fenomeen zich steeds verder, wordt het gebanaliseerd en beschouwt iedereen het geleidelijk aan als normaal. Anders gezegd: ghosting bestaat niet gewoon, het werkt zichzelf in de hand.

Hoe kunnen we ghosting concreet aanpakken?

Gelukkig zijn er oplossingen voor het probleem van ghosting op de arbeidsmarkt. Het gaat niet noodzakelijk om zware investeringen of uitgebreide transformaties, maar eerder om een reeks eenvoudige praktijken die vaak op gezond verstand gebaseerd zijn. Het gemeenschappelijke uitgangspunt? Respect en duidelijkheid weer centraal zetten in relaties.

De eerste stap: beantwoord berichten systematisch, zelfs als je slecht nieuws moet brengen. Een automatisch antwoord volstaat vaak al, zolang je de boodschap personaliseert en in de juiste context plaatst. Het doel is niet om een lange brief te schrijven, maar om een minimum aan waardering te tonen. Een kandidaat die een antwoord krijgt, zelfs als het gewoon een standaardbericht is, blijft niet in het ongewisse.

Daarnaast is het belangrijk dat niemand voor onbepaalde tijd moet blijven wachten. Stel duidelijke deadlines, zoals “je hoort uiterlijk eind deze week van ons”, en houd je eraan. Zo zorg je voor structuur tussen beide partijen. Als een reactie uitblijft, wekt dat minder frustratie als de kandidaat weet wat hij wanneer kan verwachten.

Nog een tip: vereenvoudig het proces. Bij veel bedrijven duurt het aanwervingsproces weken of zelfs maanden en komen er meerdere gesprekspartners en rondes bij kijken. Doordat het zo lang duurt, is het risico groter dat de communicatie stilvalt. Een duidelijker gestructureerd en korter proces verkleint dat risico vanzelf.

Ook de recruiters trainen is een belangrijke uitdaging. Ze hebben niet alleen technische competenties nodig, maar ook interpersoonlijke vaardigheden. Hoe laat je een kandidaat bijvoorbeeld weten dat hij niet geselecteerd is, hoe ga je om met verwachtingen en hoe onderhoud je relaties? Iemand aanwerven houdt meer in dan gewoon een profiel kiezen, ook de ervaring zelf speelt een belangrijke rol.

Tot slot ligt de verantwoordelijkheid niet alleen bij het bedrijf. Ook de kandidaten spelen een rol. Als ze aan een proces beginnen, impliceert dat een minimum aan wederzijds respect: het melden als je het proces niet wilt voortzetten, vragen beantwoorden, de nodige stappen volgen. Ook hier moet een zeker evenwicht worden hersteld.

Uiteindelijk is het geen kwestie van middelen, maar van cultuur. Ghosting gedijt waar relaties als bijkomstig worden beschouwd. En omgekeerd neemt het af waar wederzijds respect de norm is. Op een steeds competitievere arbeidsmarkt zegt de manier waarop een bedrijf zijn kandidaten behandelt (ook degenen die niet geselecteerd zijn) veel over hoe het werkelijk is.