HR-deadlines 2026-2027: loontransparantie en arbeidstijd

In juni van dit jaar en in januari 2027 staan de Belgische hr-wereld twee grote hervormingen te wachten: de richtlijnen over loontransparantie en arbeidstijdregistratie. Twee teksten, twee deadlines, maar één grote vraag voor de bedrijven: hoe bereiden we ons vandaag al voor, zodat we morgen sterk staan?

2026: loontransparantie

De loontransparantie is een hervorming opgelegd door Europa. De Europese richtlijn over loontransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970) is bedoeld om gelijke beloning voor mannen en vrouwen te bevorderen. Die richtlijn moet uiterlijk op 7 juni 2026 worden omgezet in Belgisch recht.

De hervorming heeft meerdere hoofddoelen. Het eerste doel: informatie verstrekken voordat iemand wordt aangeworven. Voordat er loongesprekken plaatsvinden, moeten werkgevers het op objectieve criteria gebaseerde loonbereik voor de functie meedelen. Ten tweede zijn vragen over het loonverleden voortaan verboden. Recruiters zullen dus niet meer mogen vragen naar het vorige loon van de sollicitant om te voorkomen dat dit de onderhandelingen zou beïnvloeden. Tot slot hebben werknemers nu recht op toegang tot bepaalde informatie. Naast hun eigen loon kunnen ze ook vragen naar het gemiddelde loon (per geslacht) voor identiek werk of werk van gelijke waarde, en naar de objectieve criteria op basis waarvan het loon wordt bepaald.

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf moeten er rapporten over gelijke beloning worden opgesteld, zoals je ziet in deze tabel:

Tegen 2027: verplichte arbeidstijdregistratie

Nog een grote verandering is de verplichting inzake de arbeidstijd. Vanaf 1 januari 2027 moeten alle Belgische bedrijven namelijk over een systeem beschikken waarmee ze de arbeidstijd van hun werknemers kunnen registreren. Die verplichting past binnen het streven om te voldoen aan de Europese richtlijn betreffende de arbeidstijd (Richtlijn 2003/88/EG) en de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU): er is een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem nodig om de maximale arbeidstijd, rusttijden en werknemersrechten effectief te handhaven.

Dit verandert er voor werkgevers:

• Alle werkgevers (privé en overheid) zullen over een systeem moeten beschikken om het aantal gepresteerde uren bij te houden.
• Dat systeem is idealiter digitaal, flexibel en aangepast aan de organisatie (mobiele apps, hr-platforms, registratie met terugwerkende kracht enz.).
• De exacte vorm (precieze wetgeving) moet nog worden gedefinieerd, maar de bedoeling is duidelijk: het hoeft geen traditionele ‘prikklok’ te zijn, maar een betrouwbaar middel om de gepresteerde uren bij te houden.

Die maatregel heeft natuurlijk gevolgen, allereerst op administratief vlak. De rapportage en opvolging zullen namelijk meer werk kosten. Daarnaast zal de juridische zekerheid toenemen, want werkgevers zullen over duidelijke bewijzen beschikken van de gepresteerde arbeidstijd. Meer transparantie voor werknemers betekent ook een betere bescherming tegen misbruik en meer duidelijkheid tijdens discussies over de arbeidstijd.

Welke voorbereidingen kun je concreet treffen?

Heb je nog niets concreets gepland om deze hervormingen in je onderneming door te voeren? Geen zorgen, wij helpen je op weg met twee handige ideeën.

A/ Loontransparantie

1/ Breng de bestaande lonen in kaart

• Centraliseer alle loongegevens per functie, geslacht, anciënniteit en variabele componenten (bonussen, voordelen enz.).
• Controleer of de huidige lonen gebaseerd zijn op objectieve, niet-discriminerende criteria, zoals competenties, verantwoordelijkheden en ervaring.

2/ Stel een transparant loonbeleid op

• Definieer duidelijke en objectieve loonschalen voor elke functiecategorie.
• Kies objectieve criteria inzake de bepaling en de evolutie van de lonen, en leg die vast in interne procedures.

3/ Verbeter je aanwervingsprocedures

• Update je vacatures, zodat het loonbereik of het beoogde startloon in elke vacature komt te staan.
• Train recruiters om tijdens sollicitatiegesprekken niet langer naar het vorige loon van de sollicitant te vragen.

4/ Gebruik analyse- en rapportagetools

• Neem hr-software of -modules in gebruik (of bereid je organisatie daarop voor) waarmee je loonverschillen kunt analyseren, bijv. oplossingen voor het analyseren van loongelijkheid of interne rapportage.
• Bepaal welke indicatoren moeten worden opgevolgd (zoals de loonkloof tussen geslachten, functies, looncomponenten enz.).

5/ Plan de verplichte wettelijke rapportage

• Ga na wat voor jouw bedrijf van toepassing is:

• ≥ 150 werknemers: rapportage verplicht vanaf juni 2027
• ≥ 100 werknemers: rapportage verplicht vanaf 2031 (tenzij gewijzigd door de Belgische wetgeving)

• Stel een interne kalender op voor de verzameling en validatie van gegevens, zodat je niet plots voor een berg werk staat wanneer de nieuwe verplichtingen van kracht worden.

6/ Communiceer intern

• Informeer je werknemers over hun recht op looninformatie (recht om hun individuele situatie en de gemiddelden per categorie op te vragen).
• Train je managers en hr-team over de nieuwe verplichtingen om fouten bij informatieaanvragen te voorkomen.

B/ Arbeidstijdregistratie

1/ Inventariseer je huidige processen

• Ga na of je bedrijf al een tool gebruikt om de arbeidstijden op te volgen, zoals spreadsheets, badges of hr-software.
• Controleer van welke werknemers de werkuren momenteel worden opgevolgd en van welke niet (flexibele functies, telewerk, verplaatsingen enz.).

2/ Kies een betrouwbaar opvolgingssysteem (of pas je systeem aan)

• Leg de beschikbare oplossingen naast elkaar en kies een systeem dat voldoet aan de vereiste criteria. Het moet objectief en betrouwbaar zijn, en toegankelijk voor alle werknemers.
  Hoe? Via een fysieke of digitale badge, een mobiele app, een opvolgingsplatform, de integratie met het loonsysteem of HRIS, of met een spreadsheet of papieren register (op voorwaarde dat dit betrouwbaar en traceerbaar is).

3/ Neem de opvolging op in de interne procedures

• Leg de tijdregistratiemethode vast in het arbeidsreglement.
• Definieer duidelijke procedures voor onder andere de start- en eindtijd, pauzes, afwezigheden en overuren.

4/ Informeer het personeel

• Leg aan de werknemers uit hoe het gekozen systeem werkt en om welke wettelijke redenen het wordt ingevoerd.
• Maak ook duidelijk wat als ‘arbeidstijd’ of als pauze of niet-gewerkte tijd geldt.

5/ Bereid de administratieve integratie voor

• Zorg dat de gegevens beveiligd en traceerbaar zijn, in overeenstemming met de AVG.
• Controleer of je met het gekozen systeem overuren en pauzes kunt meenemen in de berekeningen.

6/ Volg de wettelijke ontwikkelingen

• Let op de decreten en officiële teksten die de concrete modaliteiten bepalen. Die verschijnen naar verwachting in de komende maanden.

De sleutelrol van het management en de sociale dialoog

Het succes van deze hervormingen rust niet alleen op de schouders van de hr-teams. Ook het lokale management speelt een centrale rol in de toepassing ervan op de werkvloer. Die managers moeten de looncriteria namelijk aan het personeel uitleggen, vragen over eventuele loonverschillen beantwoorden, de registratie van de arbeidstijd in goede banen leiden en het vertrouwen binnen de teams op peil houden.

Daarom is het essentieel dat ook zij een opleiding en de juiste hulpmiddelen krijgen. Zonder gepaste begeleiding bestaat het risico dat ze als eersten gevoelige en soms complexe vragen krijgen zonder dat ze over de nodige kennis beschikken om een consequent en bevredigend antwoord te kunnen geven. Om alles tot een goed einde te brengen, is anticiperen op die trainings- en communicatiebehoeften dus cruciaal.

Bovendien maken deze veranderingen onlosmakelijk deel uit van de sociale dialoog. In België worden de werknemersvertegenwoordigers vanzelfsprekend betrokken bij de invoering van nieuwe regels op het gebied van loon en arbeidstijd. Door te informeren, te overleggen en waar nodig te onderhandelen met de overlegorganen, stel je niet alleen de rechtszekerheid van de verplichte veranderingen zeker. Je zorgt er zo ook voor dat je werknemers er vlotter in meegaan.

Betrek dus het management en de sociale partners al vanaf de eerste besprekingen bij het proces, zodat de wettelijke verplichtingen uitgroeien tot een collectief project dat voor duidelijkheid, gelijkheid en stabiliteit in het hele bedrijf zal zorgen.

Nu ben je er bijna klaar voor 😉

Tools en apps

Hieronder vind je een overzicht met aanbevolen tools en digitale apps.