Hoe genezen van 'tijdziekten'?

Hebben uw medewerkers moeite om af te ronden wat ze beginnen? Ze zijn niet de enige. Onze tijd waarin alles binnen handbereik lijkt, toegankelijk en eenvoudig is, helpt daar niet bij.

Dit is een probleem dat moeilijk te bestrijden is, omdat het echt schadelijk kan zijn voor het bedrijf. Het goede nieuws is dat er oplossingen zijn.

Als de eerste Wereldprocrastinatie Dag pas op 25 maart 2010 is ontstaan, dateert de kunst van het uitstellen van wat we nu zouden kunnen of moeten doen niet van gisteren. Op zich is het goed om af en toe een pauze te nemen of even te ontspannen om de batterijen op te laden en de hersenen te rusten. Maar voor sommige mensen is procrastinatie vooral een manier van zijn en leven. Dit is problematisch om verschillende redenen. De eerste reden is dat het gevoel te hebben dat we de tijd ondergaan in plaats van deze te beheersen, vaak leidt tot een gevoel van frustratie. Boven het leven buiten de tijd is niet vol te houden. Vervolgens is tijd in de werkomgeving een hulpbron die in beperkte hoeveelheid beschikbaar is (er zijn maar 24 uur in een dag) en niet op te slaan is (deze kan niet worden gespaard voor later gebruik). Het uitstellen van een taak kan dus alleen maar leiden tot werkdruk op de lange termijn. En tot risico’s van burn-out.

4 ziektes die ons weerhouden om af te ronden…

In staat zijn om een taak af te ronden, is soms gewoon een kwestie van tijdmanagement. De afgelopen jaren zijn er verschillende onderzoeken uitgevoerd om onze manier van omgaan met tijd en ons tijdbeheer te definiëren. Zo zijn er 4 interessante concepten ontstaan die we ook graag “tijdziekten” noemen.

• De eerste ziekte, de Tempsdinite, is een ontsteking van de tijd en heeft betrekking op medewerkers die moeite hebben met het respecteren van deadlines. Dit is die collega die altijd “overweldigend” is en moeite heeft om de duur, de belasting en de complexiteit van de uit te voeren taken te beoordelen.
• De tweede ziekte is de Lifophilie (Last In, First Out, “laatste binnen, eerste verwerkt”). Dit wordt gediagnosticeerd bij mensen die zeggen geen tijd te hebben om hun werk te plannen of hun prioriteiten te stellen vanwege onvoorziene omstandigheden en urgenties. Je kunt deze collega herkennen aan zijn of haar moeite om zich te concentreren op zijn prioriteiten en de taken of dossiers die begonnen zijn, af te ronden. Hij of zij functioneert als een lasagne, waarbij elke laag van nieuwe verzoeken de vorige vervangen. Dit is de beroemde brandweerman collega die in het wilde weg rent om branden te blussen.
• De derde ziekte is de Chronophagie. De favoriete uitspraak van de medewerker die aan chronophagie lijdt is “Stoor me niet de hele tijd.” Hij of zij heeft inderdaad het gevoel continu onderbroken te worden. We maken bovendien onderscheid tussen externe onderbrekingsfactoren (bijvoorbeeld de collega die elke 5 seconden een vraag stelt) en interne factoren of zelfonderbrekingen (zoals roken, pauzeren, surfen op internet, enz.).
• Ten slotte is er de laatste ziekte, de Ouïte. Deze betreft alle mensen die constant “ja” zeggen. Vooral op last-minute verzoeken en vaak van hiërarchische superieuren. Ze ervaren dan moeilijkheden om zichzelf te bekennen en hun prioriteiten boven die van anderen te stellen.

We hebben waarschijnlijk allemaal een beetje van deze vier ziektes in ons. En ook onze collega’s. Dat is niet erg, want er zijn oplossingen om ze te genezen.

Effectieve medicijnen

Tegen deze ziektes en de procrastinatie zijn er enkele remedies die gemakkelijk te implementeren zijn en waarmee je snel goede gewoonten op het werk kunt aannemen. Ken je de wet van Parkinson die zegt dat “elke taak neigt om te vermeerderen zodat ze al de tijd in beslag neemt die haar is gegeven”? Met andere woorden, als je een maand geeft om een taak te voltooien die in een week gedaan kan worden, zal het inderdaad een maand duren om die taak te voltooien. De eerste gewoonte die je moet aannemen is om de verzoeken te plannen en voor elke taak een realistische en geschikte tijdsduur vast te stellen. Leren om de werkelijke tijd in te schatten is een eerste remedie tegen Tempsdinite.

Een andere remedie is tijdplanning. De ideale agenda moet als volgt worden verdeeld: 60% van de tijd aan geplande activiteiten besteden; 20% reserveren voor onvoorziene zaken, zoals een dringende aanvraag van een collega of een nieuwe prioritering van taken. Tot slot bewaren we 20% vrije tijd in onze agenda voor spontane activiteiten.

Tegen “Chronophagie” en “Ouïte” is de enige effectieve remedie om te leren “NEEN!” te zeggen. In het eerste geval moet je leren “nee” te zeggen tegen tijdrovers zoals de collega die een vraag stelt of de partner die 5 keer per dag belt. In het tweede geval moet je nee zeggen tegen de aanvraag, maar niet tegen de persoon, en dat op een assertieve manier. Om Lifophilie te overwinnen, zijn er drie snelle en effectieve methoden. De Satisfactiemethode, waarbij je ’s ochtends definieert wat je tegen het einde van de dag moet bereiken om tevreden te zijn met de dag.

De methode van de 3 post-its, waarop je de drie belangrijkste dingen schrijft die je die dag moet doen. Plak deze post-its op je computerscherm en verwijder ze zodra je een taak hebt afgerond. Ten slotte is er de Eisenhower-methode, vernoemd naar de Amerikaanse president. Deze tool nodigt uit tot het maken van een onderscheid tussen urgent (wat snel moet worden gedaan) en belangrijk (wat alleen door de betrokken persoon kan worden gedaan). We hebben vaak de neiging om te denken dat alles wat urgent is ook belangrijk is, terwijl dit twee heel verschillende zaken zijn. Voor deze methode, als een verzoek urgentie EN belangrijkheid heeft, is onmiddellijke actie vereist. Aan de andere kant, als het niet urgent is, moet het gewoon worden gepland zoals hierboven beschreven. Tot slot, als het urgent is maar niet belangrijk, kan deze taak gedelegeerd worden.

Een oplossing: delegeer

Een taak die door iemand is begonnen, hoeft niet per se door dezelfde persoon te worden afgerond. Dit is de essentie van teamwerk. In onze werkcultuur heeft delegatie vaak een slechte reputatie, omdat het slecht gedefinieerd is. Delen wordt vaak gezien als het afschuiven van een taak die we niet willen doen. Dit kan ook als een verlies van controle of macht worden beschouwd. Weten hoe te delegeren is daarentegen een uiterst nobele taak, omdat het betekent dat je in staat bent om instructies voor de uitvoering van een verzoek door te geven en iemand anders de verantwoordelijkheden en het vertrouwen daarvoor te schenken. Laten we de 5 stappen van een succesvolle delegatie herinneren:

1. Bepalen wat kan worden gedelegeerd
2. Definiëren wat het verwachte resultaat is
3. Bepalen aan wie te delegeren en zijn/haar toestemming te vragen
4. Verantwoordelijkheid geven aan de medewerker
5. Meten van de voortgang en controleren of het doel is bereikt

Een kwestie van karakter

Niet in staat zijn om een project af te ronden is een kwestie van tijd, wilskracht, maar ook van karakter. Psychologische studies die zich hebben gericht op de onmogelijkheid om iets af te ronden, komen tot dezelfde conclusie: het karakter van de betrokken persoon is de belangrijkste oorzaak van het falen. Voor psychologen verbergt deze onmacht om dingen af te maken een bepaalde vorm van narcisme. Luce Janin Devillars, psychoanalytica en bedrijfscoach, legt in een van haar boeken uit: “Door nooit af te maken wat ze beginnen, stellen ze zich in veiligheid tegen teleurstelling, confronteren ze zichzelf niet met de mogelijkheid van falen en behouden ze de fantasie van alomtegenwoordigheid, dat ze alles kunnen doen. Bewust of onbewust zijn ze doodsbang om niet tot een perfect resultaat te komen.”

Om deze (slechte) gewoonte te doorbreken, is een eerste houding om te identificeren wat ons drijft om altijd iets nieuws te willen beginnen en dus te leren scheiden wat fantasieën zijn, wat een geïdealiseerde versie van onszelf is, van wat reëel is en wat ons echt motiveert. Een andere houding die we moeten aannemen is leren de inactiviteit te accepteren. Soms drijft de angst voor verveling of leegte ons ertoe om gaten op te vullen en onze agenda (of ons leven) te vol te stoppen. Laten we opnieuw leren om tijd te nemen om gewoon te zijn. Leren om niets te doen is een essentiële stap om te leren wat gedaan moet worden, af te ronden.